Die nachfolgenden Informationen geben Ihnen unter anderem einen Überblick darüber, welche personenbezogenen Daten wir, die Deutsche Gesellschaft für schmerz- und palliativmedizinische Fortbildung mbH (nachfolgend „DGS“), von Ihnen verarbeiten und zu welchen Zwecken sowie auf welche Weise wir diese Daten im Rahmen der Durchführung des Deutschen Schmerz- und Palliativtages 2026 (nachfolgend "Veranstaltung") mittels des Online-Kongress-Portals für die Veranstaltung (nachfolgend „Website“) und den mit der Website zusammenhängenden Services und Dienstleistungen nutzen.
Inhaltsübersicht
I. Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte
2. Was sind personenbezogene Daten und wie werden diese verarbeitet?
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung - Wofür nutzen wir Ihre Daten?
3.1. Datenverarbeitung beim Aufruf der Website
3.2. Datenverarbeitung bei der Registrierung auf der Website und Anmeldung zu der Veranstaltung sowie weiteren kongressbezogenen Ereignissen
3.3. Chatfunktion und weitere Leistungen während der Veranstaltung
3.4. Aufzeichnung der Veranstaltung
3.5. Datenverarbeitung zum Zweck der Feststellung der Anwesenheit und Teilnahme
3.6. Datenverarbeitung im Kontext der Online-Veranstaltung
3.7. Datenverarbeitung zur Kommunikation mit Ihnen
4. Cookies
5. Datenverarbeitung zur Websiteoptimierung und Fehleridentifizierung
6. Weitergabe von Daten zur Verarbeitung in unserem Auftrag oder an Dritte
7. Dauer der Datenspeicherung
II. Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten?
1. Recht auf Auskunft
2. Recht auf Widerspruch
3. Recht auf Berichtigung
4. Recht auf Löschung
5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
6. Recht auf Beschwerde
7. Recht auf Datenübertragbarkeit
8. Einwilligung und Widerruf der Einwilligung
III. Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO
I. Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte
Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist die Deutsche Gesellschaft für schmerz- und palliativmedizinische Fortbildung mbH Lennéstr. 9 10785 Berlin Deutschland +49 30 8562 1880 info@dgschmerzmedizin.de www.dgschmerzmedizin.de
Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist die DataCo GmbH Dachauer Straße 65 80335 München Deutschland +49 89 7400 45840 info@dataguard.de www.dataguard.de
2. Was sind personenbezogene Daten und wie werden diese verarbeitet?
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann. In Ihrem Fall sind dies also sämtliche Informationen, die wir mit Ihnen in Verbindung bringen können, auch wenn eine Identifizierung nur indirekt – etwa über eine Kennnummer – möglich ist.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum einen dadurch, dass Sie uns diese selbst über die Website mitteilen. Zum anderen werden personenbezogene Daten beim Besuch der Website automatisch von IT-Systemen erfasst. Weitere Einzelheiten finden Sie nachfolgend.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung - Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Durchführung der Veranstaltung über die Website im Rahmen der nachfolgenden Aktivitäten erforderlich ist.
3.1. Datenverarbeitung beim Aufruf der Website
Bei jedem Zugriff auf Inhalte der Website werden vorübergehend Daten verarbeitet, die eine Identifizierung zulassen können. Die folgenden Daten werden bei Zugriff auf die Website erhoben:
Die vorübergehende Verarbeitung der Daten ist für den Ablauf eines Websitebesuchs erforderlich, um eine Auslieferung der Website an Sie zu ermöglichen. Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.
3.2. Datenverarbeitung bei der Registrierung auf der Website und Anmeldung zu der Veranstaltung sowie weiteren kongressbezogenen Ereignissen
Sie können sich bei der Website registrieren, um sich für eine Veranstaltung oder kongress-bezogene Ereignisse (z.B. Kurse, Industriesymposien oder Rahmenprogramm) anzumelden sowie unsere weiteren Services und Dienstleistungen zu nutzen. Dabei fragen wir Ihren Namen, Ihre Kontaktinformationen sowie Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Zahlungsdaten ab. Wir prüfen die Daten, um sicherzustellen, dass nur registrierte Nutzer*innen Zugang zu der Veranstaltung haben, um mit Ihnen hinsichtlich Ihrer Teilnahme zu kommunizieren und/oder um etwaige (Teilnahme-)Gebühren abrechnen zu können. Im Rahmen der Registrierung müssen Sie auch einen Anmeldenamen und ein Passwort auswählen.
Ihre E-Mail-Adresse wird zudem verarbeitet, um die Anmeldebestätigung zu versenden und Sie im Vorfeld über die Veranstaltung (Termine, Programm, generelle Hinweise etc.) zu informieren. Sofern Sie sich zu der Veranstaltung angemeldet haben, erhalten Sie eine Anmeldebestätigung mit den relevanten Informationen (z.B. Uhrzeit, Dauer, etc.) und kurz vor der Veranstaltung eine E-Mail mit weiteren Informationen (z.B. Dienstleister, technische Systemanforderungen).
Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.
3.3. Chatfunktion und weitere Leistungen während der Veranstaltung
Während der Veranstaltung können verschiedene Funktionen zur Interaktion mit Dozenten oder Veranstaltungsleitern sowie anderen Nutzer*innen angeboten werden (z.B. Chat- oder Umfrageaktionen), bei deren Nutzung Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Dabei ist (zum Beispiel im Chat) neben Ihrer Nachricht auch ihr Vor- und Zuname sichtbar, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben.
Wir verarbeiten die folgenden Daten, um Ihnen die Ansicht und den Empfang dieser Leistungen zu ermöglichen und insbesondere Ihre Zugriffsberechtigung auf die nur für registrierte Nutzer*innen verfügbaren Online-Inhalte zu ermöglichen:
IP-Adresse(n), Land, Region, Registrierungsinformationen, bestehende Mitgliedschaft bei der DGS, Interaktionsdaten, persönliches Programm (vorab von Ihnen ausgewählte Ereignisse der Veranstaltung), persönliche Eingaben, Vor- und Nachname, Datum und Uhrzeit der Anmeldung, Dauer des Aufenthalts auf den jeweiligen Veranstaltungsseiten, Art der Sitzung.
Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.
3.4. Aufzeichnung der Veranstaltung
Wir können einzelne Teile der Veranstaltung (z.B. Vorträge) aufzeichnen, um sie zu dokumentieren, sie verfügbar zu machen, Inhalte sowie Abläufe zu evaluieren und Veranstaltungen weiter für Sie zu verbessern. Dabei wird insbesondere die Präsentation (Bild und Sprache) des Referenten erfasst.
Grundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Veranstaltungen, ihrer Abläufe und Bereithaltung der Dokumentation.
3.5. Datenverarbeitung zum Zweck der Feststellung der Anwesenheit und Teilnahme
Bei der Veranstaltung, soweit sie Relevanz für Ausbildungen, Fortbildungen o.Ä. hat, kann es die Möglichkeit geben, einen Nachweis der Teilnahme (z. B. Continuing Medical Education (CME)-Punkte für Ärzte) zu erwerben.
Um Teilnahmebescheinigungen mit Angabe der Fortbildungspunkte ausstellen zu können, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:
Vor- und Nachname, Kontaktdaten, Mitgliedsnummer eines Berufsverbandes o.Ä. (z.B. Einheitliche Fortbildungsnummer für Ärzte bei den Ärztekammern, sog. EFN-Nummer), IP-
Adresse, Datum und Uhrzeit des Besuchs auf der Veranstaltungswebsite, Verweildauer auf der Veranstaltungswebsite, Art der Sitzung.
Dabei prüfen und dokumentieren wir die tatsächliche Anwesenheit/Teilnahme von Nutzer*innen an der jeweiligen Veranstaltung. Diese Datenverarbeitung erfolgt, um den Vorgaben der jeweiligen Berufsverbände für die Anerkennung der Teilnahme zu genügen und um Nutzer*innen eine taugliche Teilnahmebestätigung ausstellen zu können, die von den zuständigen Verbänden auch als Fortbildungsnachweis akzeptiert werden kann. Im Rahmen einer Online-Teilnahme kann zudem die Online-Präsenz der Nutzer*innen aufgezeichnet werden, u.a. um auf der Grundlage der Zeit, die die Nutzer*innen online mit der Fortbildung verbracht haben, ggf. Fortbildungspunkte an z.B. den jeweiligen Berufsverband übermitteln und ggf. Teilnahmebescheinigungen mit Angabe der Fortbildungspunkte ausstellen zu können.
Im Nachgang zur Veranstaltung nutzen wir zudem die von Ihnen mitgeteilte E-Mail-Adresse, um Ihnen eine Dankes-E-Mail zu verschicken sowie die Informationen zum Download der Teilnahmebescheinigung zur Verfügung zu stellen.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Zertifikate durch uns ausstellen zu lassen. Hierfür verarbeiten wir ihren Namen sowie ihre EFN-Nummer.
Grundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO
3.6. Datenverarbeitung im Kontext der Online-Veranstaltung
Wir nutzen im Rahmen der Onlineveranstaltung Videokonferenz-/Webmeeting-Software, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen. Je nachdem, ob und ggf. wie Sie diese Software und die damit angebotenen Funktionalitäten bzw. Leistungen nutzen, können die nachfolgend aufgeführten personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:
Grundlage für die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und f DSGVO.
3.7. Datenverarbeitung zur Kommunikation mit Ihnen
Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc.), um Anfragen von Ihnen zu bearbeiten und mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Personenbezogene Daten, die Sie uns per E-Mail oder über ein von uns bereitgestelltes Kontaktformular oder ein anderes Kommunikationssystem mitteilen, werden nur zur Korrespondenz mit Ihnen bzw. nur für den Zweck verarbeitet, zu dem Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.
Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.
Im Nachgang zu Veranstaltungen können wir Ihnen ggfs. E-Mails mit informativen Inhalten schicken, wie Hinweise auf weitere Termine und Veranstaltungen. Zudem besteht die Möglichkeit, an einer freiwilligen Teilnehmerumfrage zu Marketingzwecken teilzunehmen, in deren Rahmen wir die von Ihnen mitgeteilte E-Mail-Adresse verarbeiten.
Soweit rechtlich notwendig, werden wir vorab Ihre Einwilligung zur Versendung solcher E-Mails einholen, gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für solche E-Mails jederzeit auf der Website widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Im Übrigen können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (siehe Abschnitt II.8.).
4. Cookies
Auf der Website nutzen wir Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser durch eine charakteristische Zeichenfolge zugeordnet und gespeichert werden und durch welche der Stelle, die das Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen und daher keine Schäden anrichten. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver, also für Sie angenehmer zu machen sowie dazu, Zugang zu bestimmten Funktionen zu gewähren.
Cookies können Daten enthalten, die eine Wiedererkennung des genutzten Geräts möglich machen. Teilweise enthalten Cookies aber auch lediglich Informationen zu bestimmten Einstellungen, die nicht personenbeziehbar sind. Cookies können einen Nutzer aber nicht direkt identifizieren.
Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die wieder gelöscht werden, sobald Sie ihren Browser schließen und permanenten Cookies, die über die einzelne Sitzung hinaus gespeichert werden. Hinsichtlich ihrer Funktion unterscheidet man bei Cookies wiederum zwischen:
Durch Änderung der Einstellungen auf Ihrem Endgerät können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken und z.B. Cookies von Dritten oder Cookies generell ab-lehnen. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität der Website eingeschränkt sein. Insbesondere können wir dann u.a. nicht die Vorgaben der Berufsverbände (z.B. Ärztekammern) zur Erfassung Ihrer Anwesenheit in bestimmten Veranstaltungen erfüllen und daher in der Regel auch keine CME Punkte oder andere Nachweise für Sie anrechnen/ausstellen.
Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs, zur Feststellung der Anwesenheit oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Chatfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.
Rechtsgrundlage für das Setzen dieser Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die in diesem Kontext etwaig vorgenommene Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Des Weiteren erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Gewährleistung der Bereitstellung der Funktionalität unserer Dienste.
5. Datenverarbeitung zur Websiteoptimierung und Fehleridentifizierung
Wir nutzen den Webanalysedienst Matomo zur Analyse der Benutzung und zur Optimierung der Website. Matomo erstellt bei ihrer Verwendung einen internen Hashwert für jeden Besucher der jeweiligen Website, der aus unterschiedlichen Faktoren wie der anonymisierten IP-Adresse, der Auflösung, dem Browser, den verwendeten Plugins und dem Betriebssystem errechnet wird. Im Gegensatz zu anderen Statistikprogrammen werden bei Matomo keine Da-ten an einen fremden Server übermittelt; Matomo ist auf einem Server von uns bzw. unserem Dienstleister installiert. Die mittels Matomo von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird weder mit anderen von uns erhobenen Daten zusammengeführt noch an Dritte weitergegeben
und nur anonymisiert gespeichert. Im Rahmen der Webanalyse mit Matomo werden auch keine Tracking-Cookies auf Ihrem Rechner gesetzt. Werden Einzelseiten der Website aufgerufen, so werden folgende Daten verarbeitet:
Die vorstehend beschriebene Verwendung von Matomo erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Analyse des Nutzungsverhaltens, um unsere Website zu optimieren und Fehler zu identifizieren
6. Weitergabe von Daten zur Verarbeitung in unserem Auftrag oder an Dritte
Wir lagern bestimmte Prozesse und Aufgaben an externe Dienstleister aus, um die Handhabung komplexer Themen zu gewährleisten. Diese Dienstleister können Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter nach Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Auftragsverarbeiter werden zu folgenden Zwecken eingesetzt:
7. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre Daten, solange dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Entfallen diese Zwecke oder haben Sie Ihre Einwilligung widerrufen, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sofern wir keine anderen
Rechtsgründe zur weiteren Speicherung feststellen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Informationen, die im Zusammenhang mit steuerlichen und gesetzlichen Verpflichtungen gesammelt werden, werden zum Teil entsprechend länger gespeichert. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden müssen, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können. Dies geschieht nur in Ausnahmefällen und nur dann, wenn Anhaltspunkte dafür bestehen, dass möglicherweise ein Rechtsstreit droht.
Soweit wir die Daten zur Vertragserfüllung verarbeiten, speichern wir diese mindestens so lange wie der jeweilige Vertrag besteht und danach, bis keine daraus resultierenden Ansprüche uns gegenüber mehr geltend gemacht werden können. Auch nach Ablauf dieser Frist kann es sein, dass wir die bis dahin auf Basis der Vertragserfüllung gespeicherten Daten nunmehr auf Basis eines berechtigten Interesses im Wege einer Zweckänderung weiterverarbeiten. Die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis gelangt oder wirksam Widerspruch gegen die jeweilige Datenverarbeitung eingelegt wurde und wir im Übrigen keine sonstige Berechtigung haben, diese jeweilige Datenverarbeitung fortzuführen.
II. Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten?
Sie haben gegenüber einem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
III. Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.